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Assistant(e) de direction (H/F)

Publié le : 26 juillet 2022

Objet du poste :

 

Auprès de ce dirigeant brillant, impliqué, ouvert, vous aurez la possibilité de bâtir votre poste en vous rendant indispensable.

Votre mission sera de faciliter son quotidien en effectuant des tâches diverses dans le but de faciliter la vie de votre supérieur. Ainsi vous assurez l’interface de ses contacts, internes comme externes, et gérez son agenda très mouvant et ses nombreux déplacements.

Vous œuvrez en toute confidentialité auprès de ce Directeur Général dont vous devrez gagner la confiance, et qui partagera avec vous un haut niveau d’informations.

Le périmètre du poste est voué à s’étendre et vous permettra, à terme, de vous consacrer au fond de certains dossiers, devenant ainsi un(e) véritable collaborateur (rice) de chaque instant.

 

MISSIONS et responsabilités

 

1 \ Interface avec l’ensemble des interlocuteurs de son supérieur :

Internes et externes

 

2 \ Missions de secrétariat :

  • Tenue de son agenda : planification, fixer ses réunions ;
  • Traitement et rédaction de sa correspondance ;
  • Rédaction de comptes rendus de réunions ;
  • Préparation des dossiers et présentations notamment sur des supports informatiques de type Excel, Powerpoint ;
  • Informer les interlocuteurs quotidiens ;
  • Recevoir et filtrer les appels ;

 

3 \ Missions d’organisation :

  • Organisation des réunions ;
  • Organiser les déplacements et voyages ;
  • Archivage ;
  • Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

 

 

4 \ Missions personnelles :

  • Vous serez également amené(e) à traiter certains de ses dossiers personnels (déplacements, dossiers administratifs, etc) et de sa vie quotidienne, gardant à l’esprit l’essence de votre mission : lui faire gagner du temps et de l’énergie pour les dossiers sensibles ;
  • Et toute autre attribution pouvant relever de ses fonction.

 

 

COMPETENCES REQUISES

  • Vous avez le « sens du puzzle » et aimez la gymnastique des agendas imprévisibles. Résilient(e) et de nature positive, vous appréciez de tenir le rôle de filtre et de relais à l’égard de votre dirigeant comme de ses équipes, et travaillez efficacement dans un environnement dynamique ;
  • Souvent bousculé par des priorités qui arrivent à l’improviste, il/elle doit travailler avec méthode et organisation. Ses horaires sont fonction des impératifs qui se présentent et peuvent s’étendre sur les soirées et les week-ends du fait de l’activité métier ou des besoins ;
  • Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant(e) de direction voit et entend tout ce qui se passe autour de son supérieur hiérarchique, il/elle est le gardien de ses secrets et doit pouvoir lui faire une confiance absolue ;
  • Recevant les visiteurs de son supérieur, agissant souvent en son nom, tant en externe qu’en externe, il/elle doit avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite ;
  • Outre les compétences attendues, vous avez l’habitude de travailler à distance, assistant un Directeur qui voyage une grande partie de son temps, et qui compte sur vous pour le représenter en son absence. Autonome, efficace et synthétique, vous savez faire preuve d’une certaine assertivité, ce avec beaucoup de courtoisie.

 

 

EXPERIENCES REQUISES

  • Expérience avérée dans sur un poste identique de plus de 5 ans en entreprise, industrie ou d’un family office et une connaissance du sport professionnel peut être appréciée ;
  • Vous avez l’esprit d’équipe et des capacités d’organisation avec un sens des initiatives ;

 

Les diplômes requis

Bac+2, préférablement un BTS Assistant de Manager ou un BTS Assistant de gestion PME-PMI, ou encore le DUT / BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou

 

Gestion Administrative et Commerciale. Une licence en management des organisations, spécialité Assistant de Manager offre encore plus de chances.

LANGUES

  • Français
  • Anglais (courant)

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